Secrétaire médical / médicale (H/F)

Détail de l'offre

RESPONSABILITÉS :

1. Accueil des usagers pour diverses démarches administratives
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers dans le service ou à l'accueil de l'Hôtel de ville.
• Gèrer les attestations d'accueil : dépôt des dossiers, enregistrement et délivrance.
• Accomplir diverses formalités administratives : inscription sur les listes électorales, recensement citoyen, copies certifiées conformes, légalisations de signature, etc.
• Assurer les formalités relatives à l'obtention et à la délivrance des cartes nationales d'identité et des passeports biométriques.
• Préparer les bordereaux d'expédition des titres de séjour pour la Préfecture.
• Enregistrer les retours des titres d'identité.
• Suivre les recueils et les dossiers incomplets.


2. Accueil des usagers dans le cadre des demandes liées à l'état civil
• Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l'état civil.
• Etablir les différents actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, etc.).
• Gèrer les dossiers de cérémonie : enregistrement des dossiers, publication des bans, réservation de salles, etc.
• Assurer la tenue administrative des registres d'état civil : mise à jour des actes en apposant les mentions marginales, etc.
• Assurer le suivi du traitement du courrier : délivrance d'actes, jugements de divorce, livrets de famille, rectifications, etc.
• Transférer les données à l'Insee.
• Traiter la dématérialistion des actes d'état civil (COMEDEC)

3. Gestion administrative des dossiers liés à l'activité funéraire
• Assurer la gestion administrative des cimetières communaux
• Établir des titres de concession : arrêté du Maire portant achat et renouvellement
• Vérifier le droit à la propriété, à l'inhumation et à l'exhumation
• Procèder à l'établissement des autorisations municipales : fermeture de cercueil, crémation, inhumation, exhumation, travaux, etc.
• Assurer le suivi de la facturation
• Collaborer avec le conservateur du cimetière et les opérateurs funéraires



Missions périodiques :
• Recensement de la population
• Élections (selon calendrier électoral) : Préparer les scrutins, le matériel électoral (circulaires, enveloppes, petit matériel du bureau) et aider à la préparation des commissions électorales

PROFIL RECHERCHÉ :

• Maitrise des formalités pour la gestion des cartes d'identité et des passeports
• Connaissances des logiciels métiers : Arpège, Ciril élections, Synbird
• Connaissance de l'instruction générale de l'état-civil
• Utilisation d'un standard
• Grandes qualités relationnelles
• Capacités à gérer les comportements agressifs
• Capacités à prendre du recul
• Grande discrétion et réserves indispensables
• Bonne présentation
• Sens du travail d'équipe
• Capacité à gérer la polyvalence des tâches
• Grande ponctualité

L'établissement

Membre de la Communauté d'Agglomération Saint-Germain Boucles de Seine, la Ville de Houilles est située dans le Département des Yvelines (78) en région Ile-de-France et compte 33 569 habitants.

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