Secrétaire médical / médicale (H/F)

Détail de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Gestion des dépenses
*Réaliser les opérations d'engagement, de liquidation et de préparation du mandatement dans le respect de la réglementation.
*Assurer la gestion complète des commandes : bons de commande, fournisseurs, livraisons, factures, saisie et suivi dans SIFAC.
*Suivre les crédits budgétaires par nature de dépense ou structure.
*Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives des dépenses.
*Mettre à jour les données financières et produire des états de suivi budgétaire.
Gestion des recettes
*Préparer les titres de recettes (prestations, remboursements, reversements...) en lien avec les services centraux et l'agence comptable.
*Suivre les recettes attendues sur projets, conventions ou prestations (formations, expertises, locations, etc.).
*Assurer le suivi administratif des conventions génératrices de recettes : notifications, facturation, relances.
*Tenir à jour les bases de données des recettes, suivre les encaissements, relancer si nécessaire.
*Participation éventuelle à la gestion d'une régie de recettes, en fonction des besoins du département ou laboratoire.
Gestion des missions et indemnités
*Organiser et suivre les missions : ordres de mission, réservations, validation.
*Traiter les indemnités et vérifier la conformité des pièces.
*Assurer les règlements accessoires liés aux déplacements professionnels.
Appui au pilotage administratif du département/laboratoire
*Appuyer la direction dans la gestion logistique, budgétaire et administrative.
*Participer à la préparation des besoins, au suivi des projets, à la commande publique.
*Fournir des tableaux de bord budgétaires et contribuer à l'analyse des données.
*Être force de proposition pour optimiser la gestion.
Procédures, réglementation et travail en réseau
*Appliquer les procédures financières internes et nationales.
*Suivre les évolutions réglementaires.
*Participer à l'harmonisation des pratiques entre gestionnaires.
*Travailler en lien étroit avec la direction (RAC et les chefs.fes de pôle), la DAF, l'agence comptable, et les collègues du pôle.
Gestion administrative et RH locale
*Interface avec les services RH de l'établissement pour la remontée de données ou la transmission de pièces.
Coordination et logistique
*Réservation et préparation de missions, saisie des ordres de mission et suivi des pièces justificatives.
*Appui à la mise à jour des documents internes : livret de rentrée, fiches de procédure, guides d'accueil.

PROFIL RECHERCHÉ :

- Être rigoureux et faire preuve d'un grand sens de l'organisation et de la polyvalence
- Avoir le sens de l'accueil et le goût du relationnel, avec une attitude professionnelle envers les usagers internes et externes
- Savoir s'adapter aux évolutions des outils, des procédures et de l'organisation du travail ; faire preuve de souplesse face aux contraintes du calendrier de gestion
- Anticiper les besoins, planifier ses actions et prioriser les tâches dans un environnement aux échéances multiples
- Savoir rendre compte, formuler des propositions pertinentes et alerter en cas de difficulté ou d'anomalie constatée
- Faire preuve de disponibilité, de réactivité et du sens de la discrétion, notamment en matière de données personnelles, financières ou stratégiques
- Respecter la confidentialité des informations traitées dans le cadre professionnel
- Travailler en coopération au sein d'une équipe et entre services, en contribuant activement au bon fonctionnement collectif
- S'impliquer dans l'actualisation de ses connaissances professionnelles : s'informer, se former, assurer une veille règlementaire et technique
- Faire preuve de fiabilité et d'engagement dans les missions confiées, même sous contrainte de temps ou de charge élevée
-Connaissance de l'Université, et de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
Conditions de travail :
???? Poste ouvert aux agents titulaires en détachement et contractuels (CDD de 12 mois renouvelable)
????️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
???? Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
???? Politique de formation interne développée
???? Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai et selon le poste)
???? Poste basé sur le site de Neuville à pourvoir dès que possible.
???? Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.
Rémunération :
• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B) : entre 1700€ et 1950€ net par mois.

L'établissement

En janvier 2021, l' Institut des Sciences et Techniques compte 5300 étudiants répartis sur 3 sites, St Martin, Neuville et Gennevilliers. Avec 8 départements d'enseignement (Mathématiques, Physique, Chimie, Informatique, Biologie, Géosciences, Génie Civil, Génie Electrique), 1 unité de formation d'anglais, 12 laboratoires de recherche et 4 plateformes technologiques, il propose une offre de formation diversifiée et de qualité s'appuyant sur des équipes de recherche en phase avec l'industrie.

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