Secrétaire médical / médicale (H/F)

Détail de l'offre

Affecté(e)s au service du contrôle et des affaires juridiques, 4 assistant(e)s administratif(ves) travailleront avec un ou plusieurs chargé(e)s de mission, selon l'organisation retenue, dans le cadre du contrôle des comptes des élections municipales se déroulant en mars 2026.

Elles/ils seront placé(e)s sous l'autorité administrative et fonctionnelle de la cheffe du cabinet de la présidence.

Par ailleurs, elles/ils accompliront, le cas échéant, des tâches incombant au secrétariat permanent : traitement du courrier, gestion des appels téléphoniques, classement.

Ses principales tâches seront les suivantes :

- gestion ou suivi d'un très grand nombre de documents : comptes de campagne, courriers d'instruction, accusés de réception, rapports, dossiers de synthèse, fiches, décisions et courriers de notification, tableau de suivi de l'instruction ; gestion des parapheurs et des délais ;
- réalisation des opérations de préparation et de duplication de dossiers, pour la préparation des séances de la Commission ;
- opérations d'acheminement des documents à signer, de mise sous pli des courriers, de classement et d'archivage des comptes ; gestion des courriels ; ces documents peuvent faire l'objet de procédures entièrement dématérialisés (envoi des procédures contradictoires et notifications des décisions aux candidats)
- gestion des appels téléphoniques des rapporteurs, des candidats et de leur équipe et des préfectures le cas échéant ;
- préparation des dossiers qui doivent être transmis à la juridiction compétente (tribunal administratif territorialement compétent dans le cadre des élections municipales). Les documents sont à numériser et coter : décisions, comptes de campagne, procédures contradictoires, pièces justificatives, etc ;
- classement et archivage des dossiers ;
- autres tâches selon l'organisation retenue.

Savoirs :

Connaissance de l'organisation administrative et des circuits décisionnels
Pratique du secrétariat
Outils bureautiques : Word, Excel, Outlook
Outils informatiques spécifiques : Gestion électronique des documents, application métier et portail du service sous Sharepoint, Transferpro
Télérecours

Savoir-faire :

Maîtriser les techniques du secrétariat : normes dactylographiques, accueil physique et téléphonique, règles de classement, d'archivage ;
Travailler en équipe ;
Capacité à rendre compte
Aptitude à anticiper et à travailler dans l'urgence
Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques
Assurer le suivi des dossiers
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Formation dispensée en interne.
Numériser et coter des documents, suivi de dossiers

Savoir-être :

Discrétion et respect de la confidentialité
Courtoisie et qualité relationnelle
Sens du service public
Loyauté
Rigueur, disponibilité, efficacité, polyvalence
Aisance rédactionnelle
Gestion du stress
Sens de l'organisation et de la méthode

Ce poste étant un emploi de « souveraineté », il est uniquement ouvert aux personnes de nationalité française.

Télétravail : non télétravaillable.

Régime durée du travail : le régime de durée de travail et de congés correspond au régime hebdomadaire fixe de 35h00 + récupération des heures supplémentaires.

Rémunération brute mensuelle : 1 850 € Compte tenu de la durée prévisible du contrat, l'assistant administratif percevra également une indemnité de fin de contrat de 10 % de la rémunération brute globale perçue pendant la durée de son contrat, renouvellement inclus

Lieu d'exercice des fonctions : 31 - 35 rue de la Fédération - 75015 Paris

Date de clôture des candidatures : 30 avril 2026

Demande de renseignement et candidatures à adresser par courriel à :

Renseignements :

[email protected], cheffe du cabinet de la présidence

Candidatures :

[email protected] pôle ressources humaines et dialogue social.

L'établissement

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