Secrétaire médical / médicale (H/F)

Détail de l'offre

RESPONSABILITÉS :

Vous serez amené.e à assurer les actes de gestion relatifs à la scolarité et à l'organisation des enseignements, contribuant ainsi à la mise en œuvre de l'offre de formation.



Vos principales activités consisteront à :



• Accueillir, informer et orienter les publics ( stagiaires, enseignants dans le respect des procédures (courriers électroniques, communication)
• Participer au processus des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants, instruire les dossiers et en vérifier la recevabilité en lien avec les responsables pédagogiques
• Participer à la réalisation et au suivi de l'organisation des enseignements et du processus d'évaluation (organiser les sessions d'examens, collecter et traiter les résultats, assiduité)
• Contribuer à l'organisation des sélections pour les diplômes à accès sélectifs (recevabilité des dossiers, convocations, PV des commissions et jurys, publication des résultats, gestion des listes complémentaires
• Instruire et suivre les dossiers de conventions de stage
• Assurer la continuité de service en participant à l'ensemble des opérations de scolarité et en contribuant aux activités transversales du service de la scolarité ( classer, archiver les documents, saisis des Unités d'enseignement (sur KSUP)

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
• Connaître la réglementation, le fonctionnement et l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche et de l'université
• Connaître les règles et les procédures liées à la scolarité



Savoir-faire :
• Exécuter des actes administratifs du domaine de la scolarité
• Savoir accueillir les différents publics, comprendre leurs demandes et savoir les diriger vers le bon interlocuteur
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Savoir organiser son activité, hiérarchiser les tâches, respecter les délais et gérer les périodes de surcharge de travail
• Maîtriser les bases de l'environnement bureautique (Word, Excel, Adobe pro...)
• Connaître et potentiellement maîtriser les logiciels informatiques spécialisés : A POGEE, CELCAT, E CANDIDAT et FASIL



Savoir-être :
• Avoir le sens de l'écoute, être diplomate et respecter la confidentialité
• Être consciencieux,
• rigoureux, organisé et patient
• Gérer son stress en situation de pics d'activité
• Faire preuve d'un bon relationnel

L'établissement

Vous exercerez votre activité au sein du pôle administratif en charge de la scolarité des étudiants dans l'un des 5 UFR, de l'Université Toulouse Jean Jaurès : UFR SES, UFR HAA, UFR LLCE, UFR LPMASC, UFR Psychologie Vous serez sous l'autorité hiérarchique du/de la Responsable Administrati·f·ve du pôle et en lien direct avec les Responsables Pédagogiques des parcours et les enseignants.

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